Provincie Gelderland

Provincie Gelderland liep ruim zes jaar geleden tegen het probleem aan dat steeds meer informatie niet langer op papier verscheen maar slechts online beschikbaar kwam. De bestaande manieren om digitale informatie te verspreiden aan het ambtelijk apparaat, bestuur en politiek binnen de provincie schoten tekort. “De knipselkrant ‘oude stijl’ had op dat moment zijn langste tijd gehad” volgens Pieter Janssen, informatiespecialist bij Provincie Gelderland. Op dat moment is de overstap gemaakt naar een oplossing die ook andere digitale kanalen continu in de gaten hield.

Provincie Gelderland maakt gebruik van een HowardsHome Nieuwsportaal in combinatie met gepersonaliseerde nieuwsbrieven die meer dan 250 personen iedere dag in hun inbox ontvangen. De informatie is ingedeeld in ruim 200 profielen die betrekking hebben op algemene maar ook zeer specifieke onderwerpen die de provincie aangaan. Pieter en zijn 3 collega’s zorgen ervoor dat de informatie die de verschillende collega’s nodig hebben beschikbaar is in de nieuwsbrief en in de portal.

Een goede informatievoorziening is belangrijk voor de provincie. Enerzijds wil men in de gaten houden hoe de media reageren op plannen die gelanceerd worden en hoe gedeputeerden in het nieuws komen. Anderzijds wordt het steeds belangrijker om actualiteit real-time te monitoren. Pieter en collega’s stellen zelf te monitoren onderwerpen in op basis van wat zich aan actualiteit afspeelt en op verzoeken van en in samenwerking met collega’s.

Regie voeren over berichtgeving door monitoring sociale media

Bij afdeling communicatie hebben ze de beschikking over Finchline (HowardsHome Monitoring). Hiermee monitort men naast het nieuws ook de sociale media continue. “Dit betekent dat we actief de organisatie kunnen informeren over wat zich op dit moment afspeelt”.

Pieter Janssen benadrukt dat het kunnen inspelen op actualiteit ervoor zorgt dat je veel beter in staat bent om nieuws te sturen. Zeker als dit een verkeerde kant op gaat. Hij noemt als voorbeeld de inentings-case van het RIVM. Op sociale media ontwikkelde zich tijdens het inenten een onterecht beeld dat de noodzaak van de vaccinatie ondermijnde. “Dat had je door goed te monitoren veel eerder aan kunnen pakken waardoor je minder had hoeven bijsturen.”

“Met de slimme oplossingen die HowardsHome aanbiedt is iedere overheids- instantie in staat om acute situaties te monitoren.“

“Toen in Arnhem een vergelijkbare situatie ontstond als met het Project-x feest in Haren waren er 4 ambtenaren volcontinu aan het monitoren in Arnhem. Wij kunnen dat ook, maar dan met de inzet van maar één collega.”

Efficiëntere nieuwsvoorziening

Het uiteindelijke doel van de nieuwsvoorziening is dat de collega’s bij de provincie efficiënter gaan werken. Door een goede en actuele informatievoorziening kan via HowardsHome een goed beeld worden verkregen over het maatschappelijk draagvlak van voorgenomen beleid. Dat geldt uiteraard ook voor de problemen die ontstaan bij de uitvoering van plannen. Door specifieke nieuwsbrieven van verschillende media te bundelen verschijnt het nieuws niet in losse nieuwsbrieven de hele dag door maar verschijnt deze iedere ochtend in één nieuwsbrief in de inbox. Pieter noemt als extra voorbeeld het kunnen monitoren van alle adviesorganen die de Regering van advies voorzien. Deze adviezen zijn zeer belangrijk voor het opstellen van provinciale beleidsplannen “Het was voorheen ondoenlijk om deze allemaal te monitoren”.

Samenwerking met HowardsHome en integratie Wegener

Zes jaar geleden is de samenwerking tussen de Provincie Gelderland met HowardsHome gestart. Op basis van een demonstratie en gesprekken met andere gebruikers is voor HowardsHome gekozen. “Diverse ministeries maakten al naar volle tevredenheid gebruik van de oplossingen en de prijs bleef binnen de aanbestedingsgrens dus de keuze was snel gemaakt” volgens Pieter Janssen.

De afdeling van Pieter heeft veel contact met gebruikers die allemaal erg tevreden zijn over de geboden service. Omdat HowardsHome standaard alleen via het web toegankelijke publieke content uitlevert, is recent gestart met het toevoegen van alle Wegener content. Alle dagbladen en regionale kranten worden nu meegenomen. “Dit scheelt enorm veel (papier)werk en dit levert ons juist die informatie op die we via andere kanalen missen”, HowardsHome heeft een zeer belangrijke rol gespeeld bij dit voor elkaar te krijgen.

Plannen voor de toekomst

Het beheren en onderhouden van de profielen blijft voor een provincie altijd veel werk omdat onderwerpen en namen van personen en bedrijven continue wijzigen. “Wij kijken alweer uit naar de volgende stap, we willen ook graag artikelen uit tijdschriften digitaal ontvangen.” Afsluitend merkt Pieter op dat het met deze hoeveelheid informatie onmogelijk is om op de traditionele manier nog aan informatiedistributie te doen. De toekomst ligt steeds vaker in vormen van content-integratie. Het is voor de gebruiker in deze tijd niet langer nodig , zelfs onwenselijk, om via allerlei kanalen zijn eigen informatie op te sporen. Actuele informatie, op maat, met automatische attendering, in één portal met behulp van HowardsHome natuurlijk!