Kenniswerk is steeds vaker een kritiek proces bij het functioneren van organisaties. In dit artikel een aantal van de belangrijkste trends in kennismanagement en de problemen bij het creëren van een kennisdelingscultuur.
1. Sociale technologieën zijn saai geworden
“When a technology becomes boring, that’s when the social effects become interesting.” – Clay Shirky
Nog niet zo lang geleden werden mensen wild enthousiast wanneer het concept van Web 2.0 ter sprake kwam. Sommigen werden zelfs kwaad omdat het ingreep op de manier waarop zij werkten. Spreken over hoe deze technologie consumentengedrag en de manier waarop mensen en organisaties werkten veranderde gaf je toen de volledige aandacht.
Wanneer men het nu over deze zaken heeft, is het bijna alsof je het hebt over het nieuws van gister – gedrukt op papier en via een krantenbezorger afgeleverd. Men heeft het al vaak gehoord (wat niet betekend dat ze het ook volledig hebben begrepen). Wat nog wel eens opzien baart is mensen laten zien hoe je met sociale technologie sneller en béter jouw werk kunt doen. Maar worden mensen hierdoor gegrepen?
De hype rondom social media en sociale technologie begint langzaam af te nemen. Om te spreken met de termen van Gartner’s Hype Cycle, hebben belangrijke sociale technologieën als tagging, blogs, wikis and micro-blogging de “Slope of Enlightenment” bereikt en komen binnenkort op de “Plateau of Productivity”. Dat is wanneer een technologie dermate bekend is, dat iedereen weet wat je eraan hebt en het effectief kan inzetten. Op dat moment zijn de verwachtingen die de hype opwierp omgezet in realistische resultaten en werkwijzen. Wanneer je de samenvatting van Gartner’s nieuwe werk leest (Hype Cycle Social Software 2013), dan kun je lezen dat er nog steeds veel gehypte technologieën zijn:
“Many enterprises are in their second or third generation of social software initiative, but there is significant hype about the many new technologies. As social software implementations mature, enterprises must strive to increase engagement and take advantage of social innovations.”
Hoe we social principes en mechanismen toepassen op werkprocessen en organisatie-opbouw is verschillend van hoe we sociale technologie en tools toepassen. Dit laatste wordt langzaam ‘gewoon’. Aan het eerste komen we toe. En daar helpt HowardsHome graag bij.
2. Collaboration is het nieuwe zwart
Veel leveranciers van enterprise software hebben zich gericht op social tools en collaboration (online samenwerking). Daarbij is collaboration een beetje een buzzword geworden van het management. Niet iedereen weet hoe je collaboration succesvol inzet, maar ze weten dat ze er wel iets mee moeten.
Er is echter een gat tussen weten en doen waar het collaboration betreft. Het bestuur voert niet altijd uit waar ze het over hebben. Mogelijke oorzaken zijn dat dit thema geen duidelijk ‘ownership’ heeft binnen de organisatie en dat het financieren van een organisatiebrede aanpak niet altijd van de grond komt. Daarnaast is het moeilijk om een bewezen aanpak te vinden voor de mooie Amerikaanse managementterm ”to eat the elephant”. Hoe eet je een olifant? In hele kleine hapjes. Of hoe integreer je collaboration in een organisatie? In hele kleine stappen.
Waar en hoe begin je met het verbeteren van samenwerking?
Zoals de meeste organisaties hebben geleerd is het niet genoeg om alleen nieuwe technologie neer te zetten – men moet zich ook richten op het veranderen van gedrag en werkprocessen. Daarvoor moeten mensen op nieuwe manieren aangestuurd en geleid worden, en nieuwe stimuleringsmethoden zoals gamification toegepast worden, om een cultuur te creëren die samenwerking stimuleert. Dit veranderen is geen kleinigheid en velen zullen hierdoor afgeschrikt raken.
Het moge duidelijk zijn dat beslissers van verschillende afdelingen bij elkaar moeten komen voor brainstorms over de noodzaak voor collaboration in hun afdeling en in de gehele organisatie. Zelfs voor basis dingen als het delen van documenten in een samenwerkomgeving hebben ze hulp nodig van buiten de afdeling. En dit is een goed teken, omdat het management wordt gedwongen met een implementatie actiever bezig te zijn en meer te investeren om het gat tussen weten en doen te dichten.
3. Kennismanagement is terug van (nooit) weggeweest!
Eind jaren negentig leek het dat kennismanagement als thema op zijn retour was. Maar gelukkig is het nooit weggegaan en is het nu terug onder de ‘nieuwe’ term “Kennisdeling”.
Veel vormen van kennis worden opgeslagen in privénotities. De meeste kennis blijft echter in ons hoofd zitten (tacit knowledge). Hoewel we vaak face-to-face kennis uitwisselen bij bijv. de koffiecorner wordt deze kennis zelden opgeschreven. Mensen schrijven niet alles op dat ze zeggen te weten voor het geval dat iemand dit nodig heeft. Daar heeft men geen tijd voor. Dus hoe zorg je ervoor dat de gesprekken bij de koffie wél opgeslagen worden?
In een zakenwereld waar kennis niet langer uniek is (want via internet vrijwel alles beschikbaar) is het belangrijker dat we kennis in kleine delen overzichtelijk beschikbaar stellen voor diegenen die het nodig hebben. Het grootste kapitaal van een organisatie is de kennis en vaardigheden van haar werknemers. Productiviteit op basis van dat kapitaal hangt af van hoe effectief medewerkers kennis delen met collega’s die het nodig hebben.
Wil dit werken in het dagelijkse leven, dan moeten we kennis niet blijven behandelen als een apart iets, en kennisdeling als een losse taak die bovenop de al grote werklast komt. We moeten erkennen dat kennis wordt gedeeld in conversaties (online/offline) en ervoor zorgen dat deze plaatsvinden tussen de juiste personen. Het cureren: opslaan, organiseren en visualiseren van kennis is erg belangrijk. Maar ook van belang is het faciliteren van een platform waar mensen elkaar makkelijk vinden, waarbij hun kennis op een goede manier wordt getoond en via conversaties gedeeld kan worden.
Interne social tools zijn een handige en op gebruikers gerichte manier om taciete kennis op te slaan en te bouwen aan een collectief archief. Daarom kunnen wiki’s, blogs, mini-blogs gezien worden als de 21e eeuwse variant van notitieboekjes en sociale netwerken als de koffiecorner. Nu de technologie eindelijk wat meer ‘gewoon’ begint te worden, kunnen we ons gaan richten op manieren om gedrag te veranderen en collaboration en kennisdeling op een natuurlijke manier te laten gebeuren tussen afdelingen én de buitenwereld.
