E-mail is zo 2010: 6 cases over het afschaffen van e-mail

De CEO van Atos was in het nieuws omdat het gehele bedrijf van de email af moet. Maar kan het moderne bedrijf nog wel afkicken van de e-mail e-diction? Een top 5 van cases over het afschaffen van intern emailverkeer door directeuren of bedrijven.

Geheel afschaffen van email

Thierry Breton.

Thierry Breton - Wikipedia

1. Thierry Breton, Atos:
Atos gaf in februari dit jaar al aan te willen stoppen met e-mail binnen het bedrijf.  ‘De tijd is rijp om af te rekenen met de overvloed aan informatie die de werkomgeving dagelijks vervuilt’ zei Thierry Breton toen. Als alternatieven voor samenwerken zonder gebruik van e-mail werd het berichtenverkeer via LinkedIn, workflowsystemen via de webbrowser en het delen van informatie via platformen als Microsoft Sharepoint genoemd, waarbij gezamenlijk aan documenten kan worden gewerkt.

Eind november kreeg Breton weer veel media-aandacht met zijn initiatief om e-mail binnen drie jaar uit het bedrijf te werken. Zelfs van een conservatief medium als The Wall Street Journal. In interview met ABC News , verteld een woordvoerdster van Atos dat het bedrijf nog steeds oplossingen aan het evalueren is, maar dat het eindresultaat waarschijnlijk een mix zal zijn van collaboratieve social media tools als de Atos Wiki, waar werknemers kunnen samenwerken door online content te plaatsen of aan te passen, en een online chat systeem met mogelijkheid van video conferencing en documenten delen. Daarnaast gaf ze aan dat Atos in zes maanden het interne emailverkeer al met 20% had weten te reduceren.

Bij Webwereld valt te lezen welke maatregelen Atos heeft genomen om het interne e-mailverkeer te verminderen.

DAVOS-KLOSTERS/SWITZERLAND, 30JAN09 - Mark Zuc...

Mark Zuckerberg - Wikipedia

2. Mark Zuckerberg, Facebook:
E-mail is dood volgens Zuckerberg, maar hij is allesbehalve een neutraal toeschouwer. Hij heeft namelijk net een nieuwe ‘Messenger‘ dienst gelanceerd voor zijn 750 miljoen Facebook vrienden. Hij wil hiermee natuurlijk een sterk alternatief bieden voor e-mailen. Het is echter de vraag of men dit chatprogramma zomaar overneemt.

In een artikel van The Guardian staat een mooi betoog waarom dit niet zonder slag of stoot zal gebeuren. Samengevat staat er dat bedrijven simpelweg verslaafd zijn aan e-mail. De auteur gaat zelfs zo ver het dysfunctioneel te noemen:  mensen sturen e-mails naar collega’s die naast hun zitten, cc-en superieuren en collega’s bij de vleet om zichzelf in te dekken, en managers bombarderen ondergeschikten met attachments.

3. Notebooks and GottaBeMobile:
Zij hebben heel doelbewust hun interne e-mail verbannen en als een van de weinigen ook uitgedokterd waarmee ze het precies mee konden vervangen. E-mail bleek gewoon te traag. Zelfs berichten met het stempel ‘priority’ werden soms te laat gezien waardoor er dubbel werk werd gedaan of vragen werden gemist. Daarnaast bleef er teveel e-mailtroep over.

Yammer en Google Docs, Talk en Voice moesten dit tot het verleden laten behoren. Het grote voordeel van deze tools is dat ze mobiele app’s hebben en daardoor op elk apparaat te gebruiken zijn dat in de buurt ligt. De mensen van het bedrijf vonden ook nog eens dat de notificaties van Yammer beter werkten op smartphones dan de e-mail notificaties.

E-mailvrije dagen

Email email email

4. Thierry Andretta, Lanvin:
In een poging de stress van tonnen e-mails te verminderen voerde, Thierry Andretta de CEO van oudste modemerk van Frankrijk Lanvin, een e-mailvrije woensdag in. De rest van de staf kreeg de mogelijkheid dit ook te doen, maar heeft dit niet gedaan. Andretta verklaarde dit door te zeggen dat zij waarschijnlijk niet zoveel mail krijgen.

5 US Cellular:
Bij US Cellular hebben ze  voor álle werknemers een dag in de week vrij gemaakt van e-mail, zodat ze zich kunnen concentreren op gedetailleerde projecten. Met een verbeterde productiviteit als gevolg. Deze tactiek komt vaker voor omdat het dermate moeilijk blijkt interne e-mail compleet uit te bannen. En hoewel interne e-mail zeker zijn nadelen heeft, is het nog steeds een goede manier om samen te werken. Vaak werkt het beter om in plaats van wéér een vergadering een e-mail te sturen.

Een groot probleem dat Brian Prentice van Gartner echter signaleert, is nadat men hun ‘spam’ e-mail weggewerkt heeft, er een lijst mails blijft staan die men nog MOET afhandelen. Een to-do-list waar men niet omheen kan en die zwaar op het gemoed drukt. Zonder een cultuuromslag binnen het bedrijf, een afname van bureaucratie, heeft het afschaffen van e-mail weinig zin aldus Prentice. En daarom moet je niet alleen de juiste middelen gebruiken maar ook de organisatie veranderen.

6. Update: Volkswagen doet mail na werktijd in de ban

Om wat aan de ‘overdaad schaadt’ effecten van mail te doen, heeft VW na overleg met de Duitse vakbonden ingevoerd dat werknemers geen e-mail meer gaan ontvangen buiten kantooruren. Dit vind ik persoonlijk een goed initiatief. Er zijn meerdere onderzoeken geweest die hebben aangetoond dat managers met smartphones van de baas meer gaan werken. En volgens mij stimuleren bepaalde bedrijven met het uitdelen van smartphones stiekem het openen van werkmail in je vrije tijd. Al zullen ze dit natuurlijk nooit openlijk toegeven.

Kortere e-mails 

Een cultuuromslag die kan helpen bij het verhogen van de productiviteit en het verminderen van junkmail, is het aansturen op kortere e-mails. Er zijn meerdere geluiden opgekomen om mails te beperken tot 3, 4 of 5 zinnen. Het idee achter sentence.es is om elke e-mail te behandelen als een sms. Kortere mails, sneller gelezen en sneller weer door met het echte werk. Sommige bedrijven hebben dit idee ingevoerd d.m.v. Yammer of Twitter binnen de organisatie. Als er maar een ingebouwde limiet in het systeem zit waardoor mensen gedwongen worden effectiever te communiceren in minder woorden.

E-mailregels moeten natuurlijk nooit te streng worden toegepast, want soms zijn die extra drie alinea’s uitleg nodig om een crisis te voorkomen. Maar zoals het oud Hollandsche gezegde zegt ‘Overdaad schaadt’.

Filter Failure teistert het Nederlandse bedrijfsleven blog.magpipe.nl

Inbox detox: A CEO’s journey into a world without e-mail bizjournals.com

E-mailen wordt bij Atos verboden Webwereld.nl

Banned from sending email!!!

[Mike Turner] ecademy.com

Work Smart: Disrupt Your Inbox fastcompany.com

By |2017-11-27T11:14:03+00:0012-12-2011|Uncategorized|0 Comments

Leave A Comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.