Project Description

Hoe blijft de Nationale ombudsman goed geïnformeerd?

Burgers met een klacht over de overheid kunnen bij de Nationale ombudsman terecht wanneer hun klacht via de reguliere kanalen niet juist wordt afgehandeld. De organisatie wordt geleid door een persoon die we de Ombudsman noemen, deze wordt door de Tweede Kamer benoemd. Hij heeft een gelijk genaamde organisatie achter zich van ongeveer 170 personen die hem bijstaan met de behandeling van deze klachten. Voor de Nationale ombudsman is het van vitaal belang goed op de hoogte te zijn van alles dat zich rondom de overheid in relatie met haar burgers afspeelt.

Binnen de organisatie is de afdeling bibliotheek verantwoordelijk voor het toegankelijk maken van informatie van buiten de organisatie voor haar medewerkers. Dit betreft onder andere wet- en regelgeving, nieuws over de overheid en trends die relevant kunnen zijn. Één van de taken van de bibliotheek is het actief informeren van individuele medewerkers binnen de organisatie.

Papieren knipsels en lijstjes

Jolanda de Faber, intranet- en informatiespecialist bij de Nationale ombudsman heeft een enorme efficiëntieslag meegemaakt in de afgelopen jaren. “Wij gingen zelf met de hand digitale nieuwsbrieven, de kranten en andere media door op zoek naar relevante informatie. We hielden lijsten bij met wie zich bezighield met welke onderwerpen en konden zo collega’s individueel van de juiste informatie voorzien.” Dit bleek een enorm tijdrovend proces te zijn. We wisten daarnaast nooit zeker of we wel alle informatie te pakken hadden. Ruim twee jaar geleden is daarom besloten dat dit anders moest.

Aanbevolen door de Rekenkamer

“Via het ministerie van Economische Zaken en de Rekenkamer kregen we de tip om eens met HowardsHome te gaan praten.” HowardsHome bleek een schot in de roos, maar om niet over één nacht ijs te gaan zijn alle behoeften in kaart gebracht. Op basis hiervan is een aantal leveranciers bekeken, HowardsNieuws kwam hier als beste uit.

Krachtige combinatie van nieuws en parlementaire informatie

“Voor ons gaf de beschikbaarheid van parlementaire informatie de doorslag. We waren ineens in staat om alles wat in de Tweede Kamer was besproken in de gaten te houden.”

Daarnaast laat de ombudsman de artikelen in gedrukte media ook geautomatiseerd meelopen. Dit was samen met de uitgebreide nieuwsmonitoring in combinatie met de persoonlijke nieuwsbrief het belangrijkste argument om voor HowardsHome te kiezen.

Eenvoudig in gebruik

HowardsHome heeft de ombudsman volledig begeleid bij de implementatie. Een projectmanager heeft samen alle te monitoren onderwerpen in kaart gebracht. Dit waren er erg veel, de onderwerpen met het meeste prioriteit zijn door HowardsHome ingericht. “We hebben toen training gehad en zelf de resterende onderwerpen ingericht. Dit werkte erg eenvoudig.”

De ombudsman beheert op dit moment 30 specifieke nieuwsprofielen die breed zijn ingesteld. “Dit is een bewuste keuze, enerzijds we krijgen meer nieuws dan relevant is, anderzijds hebben we minder kans om iets te missen” vertelt Jolanda. Afhankelijk van de actualiteit worden ook tijdelijke nieuwsprofielen ingesteld, bijvoorbeeld afgelopen jaar over asbest of meer recent over gerechtsdeurwaarders.

Volgens Jolanda kost het beheer van de nieuwsvoorziening nog steeds tijd maar er kan zo veel meer informatie bekeken worden dat het werken met de oude lijstjes ondenkbaar is. Binnen de ombudsman zijn alle 170 medewerkers geabonneerd op de e-mailnieuwsbrieven. “Iedereen die nieuw binnenkomt krijgt van ons een profiel met minimaal het nieuws over de ombudsman. Als wij weten waar iemand zich mee bezighoudt dan zetten we daarnaast ook nog eens andere relevante profielen aan.”

Unieke combinatie

Binnen de Nationale ombudsman zijn de gebruikers inclusief Jolanda erg positief over de combinatie HowardsHome Nieuws en Parlementaire Informatie. “Dit maakt HowardsHome echt uniek en onmisbaar voor ons werk”.