Ongelooflijk. Ik heb net vijf mailtjes beantwoord en een paar minuten later staan er alweer drie te wachten op een reactie. En dan heb ik nog niet eens over alle berichtjes op Facebook, Twitter en LinkedIn gehad waar ik iets mee moet doen. Waar zal ik beginnen?
Tegenwoordig worden we overspoeld met informatie. Online is er namelijk zo ontzettend veel ‘interessante’ content te vinden. Maar hoe scheppen we orde in deze chaotische overdaad aan info? Hoe zorgen we ervoor dat al deze content voor ons werkt, in plaats van dat we er vooral zelf heel veel werk aan hebben?
In dit artikel leg ik uit wat informatie overload is en wat je er tegen kunt doen.
Wat is informatie overload?
Volgens Wikipedia is informatie overload een vorm van spanning die veroorzaakt wordt door een te grote stroom informatie. De hersenen hebben een beperkte capaciteit om informatie te verwerken en bij teveel informatie raakt de persoon verward en is het lastig om zich nog op het onderwerp te concentreren.
Door technische ontwikkelingen krijgen we tegenwoordig steeds makkelijker en sneller toegang tot informatie. Informatiestress treedt daarom steeds vaker op. Naast informatie overload zijn er meerdere termen voor deze vorm van stress, zoals infobesitas en datasmog.
Wat kun je doen tegen informatie overload?
Door het enorme aanbod aan informatie ontstaat de angst om zaken te missen die van belang zijn. De zogenaamde ‘fear of missing out’. Omdat het lastig te filteren is wat wel en wat niet belangrijk is ontstaat er stress.
- Maak goede afspraken met je omgeving over de informatie die je wilt ontvangen. Twee praktische voorbeelden in een werkomgeving zijn overmatig gebruik van CC en onduidelijke onderwerpregels in e-mailcommunicatie. Spreek af dat je alleen in de CC mee wordt genomen als het écht nodig is (bijna nooit) en dat iedereen onderwerpregels gebruikt die direct duidelijk maken of iets nu of later opgepakt kan worden.
- Breng alle processen eens in kaart. Worden er veel bestanden over en weer gemaild? Dan loont het de moeite om te kijken naar een online opslagsysteem. Zo hoef je geen bestanden meer te versturen, maar verwijs je eenvoudig naar een folder waar iedereen bij kan. Op deze manier elimineer je een informatiestroom door het te optimaliseren en beperk je het veelvuldig opslaan van verschillende documentversies en de daarmee benodigde MB’s.
- Niet alles wat langskomt in de informatiestroom is even belangrijk. Dit is een belangrijke. Geef prioriteiten aan de informatie die binnenkomt en verwijder de informatie die niet van belang is direct. Ga dus niet direct aan de slag met alle informatie die binnenkomt, maar beslis per item wat je ermee moet doen.
- Zorg ervoor dat je voldoende rust krijgt. Als je na een drukke dag thuis komt speelt alle informatie nog door je hoofd. Je neemt letterlijk je werk mee naar huis. En helaas gaat dat ‘s nachts ook gewoon door. Ga daarom voor het slapen gaan iets doen wat niets met werk te maken heeft. Een boek lezen of een rondje hardlopen. Pak die nachtrust, want morgen heb je alle energie nodig om het nieuwe aanbod aan informatie te kunnen verwerken.
- Verlang niet te veel van jezelf. Leg jezelf niet teveel druk op de schouders. Niemand verwacht van jou dat je alles kan onthouden en het is niet vreemd dat je niet overal van op de hoogte bent. Bepaal wat essentieel is voor nu en laat je bijpraten over al het andere.
Blijf automatisch op de hoogte
Tegenwoordig zijn we allemaal veel tijd kwijt om het actuele nieuws te vinden dat we nodig hebben voor onze dagelijkse werkzaamheden. Er is behoefte aan een oplossing waardoor we automatisch op de hoogte blijven. Hoe zou jij het vinden als relevante content hapklaar op een presenteerblaadje wordt aangeboden? Direct op de plek waar je het het meest gebruikt?
Op deze vraagstukken wordt antwoord gegeven in de whitepaper ‘Hapklaar de meest actuele, relevante content opnemen in jouw eigen systeem’. In dit whitepaper wordt uitgelegd wat de mogelijkheden zijn van zo’n One-Stop-Shop voor het browsen en vinden van relevant nieuws. Je krijgt snel een beter beeld van de mogelijkheden, de voordelen, de aandachtspunten én de verschillende alternatieven.
Ontdek hoe jij er eenvoudig voor zorgt dat jouw collega’s altijd de meest actuele en voor jullie relevante content automatisch krijgen voorgeschoteld!
