Inzet van nieuws en monitoring bij het Ministerie van VWS

Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport gebruikt al geruime tijd een uitgebreide nieuws- en monitoringsservice van HowardsHome. Heleen Bierens, informatiespecialist bij de Bibliotheek en Henk Nouwens, omgevingsanalist bij de directie Communicatie werken samen met collega´s aan de dagelijkse inzet van de service. Het doel is de ambtenaren van relevant nieuws te voorzien.

Kennisplein

Heleen vertelt: ”De bibliotheek is onderdeel van het kennisplein van het Ministerie van VWS. We werken er met vijf informatiespecialisten en een ondersteunend medewerker”. De diensten die de Bibliotheek aanbiedt zijn te verdelen in: attenderen, instrueren, het aanvragen van boeken bij andere bibliotheken en het beantwoorden van vragen.
De afdeling Omgevingsonderzoek, waar Henk werkt, voert taken uit op het gebied van nieuwsvoorziening, monitoring en publieksonderzoek. Henk werkte eerder bij het Informatiecentrum van VROM.

Attenderingsservice

In het kader van het attenderen stelt Heleen samen met haar collega´s dagelijks de nieuwsbrief ‘Beleidsactualiteiten’ samen voor de ambtenaren binnen het ministerie. HowardsHome en de Bibliotheek hebben al een lange geschiedenis. Heleen vertelt:” In 2007 is het Ministerie begonnen met het aanbieden van feeds op het intranet. Daarna is dit uitgegroeid tot een volledig nieuwsportaal met bijbehorende nieuwsbrief met als doel dat de ambtenaar goed op de hoogte blijft op zijn of haar beleidsterrein”.
Heleen vervolgt: “We willen de ambtenaar vanaf één plek toegang geven tot relevante informatie op maat.” Vandaar dat we diverse bronnen hebben geïntegreerd. Naast het online nieuws van HowardsHome nemen we ook de nieuwe aanwinsten (uit de catalogus), radio en tv (via Zoommedia) en de offline kranten (via LexisNexis) mee. Alles is toegankelijk via één nieuwsportaal en een dagelijkse nieuwsbrief. Henk vult aan: “Binnen de afdeling Communicatie gebruiken wij voor het monitoren van radio en TV, Zoommedia. Tijdens een afspraak tussen de afdeling Communicatie, de Bibliotheek en HowardsHome kwam dit ter sprake. Een mooie nieuwe integratie volgde”.

Waardering en promotie

De service wordt erg gewaardeerd en is enthousiast ontvangen door de ambtenaren. “Dit zie je onder andere aan almaar stijgende aantal abonnees en de verzoeken voor bijvoorbeeld nieuwe profielen”, geeft Heleen aan. “Het heeft een vlucht genomen sinds we in 2014 een informatiemarkt organiseerden en we aan de medewerkers toonden waarvoor ze bij de Bibliotheek terecht kunnen. Het is belangrijk om gericht reclame te maken, niet alleen voor onze producten, maar ook voor onze afdeling”. De bibliotheek brengt haar producten en diensten onder de aandacht op informatiemarkten, tijdens gesprekken en bijvoorbeeld met berichten op het interne communicatieplatform Yammer.
Vanuit de afdeling communicatie neemt Henk nieuwe onderwerpen mee in gesprekken en gebruikt hij HowardsHome Monitoring ook voor de analyses die gemaakt worden. Henk geeft aan:” Ik zet de tool niet alleen in om continu te monitoren, maar juist ook als research hulpmiddel. Ik zet een vraag op en kijk wat het oplevert in de diverse systemen die we gebruiken”. De tool gebruik ik dan eigenlijk als thermometer om te zien wat er speelt”.

Zo vertellen Henk en Heleen: “Afgelopen periode hebben we bij VWS voor actuele prioriteiten gebruik gemaakt van de mogelijkheden van HowardsHome. Het ging om de onderwerpen Antibiotica(resistentie), PGB en Kwaliteit Verpleeghuizen (rubriek Verpleeg – en verzorgingshuizen). We konden snel profielen inrichten en de beleidsmedewerkers van de projectgroepen voorzien van actuele informatie op de betreffende dossiers. We kregen positieve feedback van de beleidsmedewerkers op zowel de snelheid waarmee we een informatiestroom konden inrichten als de inhoud van de geselecteerde berichtgeving. Voor een van de genoemde onderwerpen (Kwaliteit Verpleeghuizen) vormt de dagelijkse informatiestroom de basis van het ontwikkelen van een wekelijks mediabeeld voor de projectgroep. Hiervoor maken we tevens van Finchline gebruik om de social-media informatie over dit onderwerp te monitoren”.

Quote van Heleen
“De bibliotheek wil de ambtenaar vanaf één plek toegang geven tot relevante informatie op zijn of haar beleidsterrein. Vandaar dat we diverse bronnen, online, print, radio en tv en de catalogus, hebben geïntegreerd in één nieuwsbrief en nieuwsportaal”.

Samenwerking

De Bibliotheek heeft een nauwe samenwerking met de afdeling Communicatie. Vanuit de afdeling omgevingsanalyse werden er in het verleden ook diverse nieuwsbrieven gemaakt. Henk: “het is zonde om op meerdere plekken dezelfde soort nieuwsberichten te versturen. Vandaar dat we in 2013 contact zochten om te bekijken of het mogelijk was om zaken samen te voegen met de beleidsactualiteiten”.
Henk vertelt: “We overleggen nu wekelijks om informatie over zaken die er spelen binnen het departement uit te wisselen en te bespreken hoe we hier vanuit Informatie en Communicatie op in kunnen spelen. Zo zijn er al veel nieuwe profielen (onderwerpen) ontstaan die gericht zijn op de speerpunten van het ministerie. We hebben een goede taakverdeling”.
In HowardsHome Monitoring (voorheen Finchline) stelt Henk vaak tijdelijke onderwerpen in. Deze informatie gaat één op één door naar de ambtenaren.
Naast de afdeling communicatie werkt de Bibliotheek ook samen met het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Beide ministeries hebben hun onderkomen in hetzelfde pand en gaan een leeszaal met boeken, tijdschriften en kranten gezamenlijk beheren.

Veranderingen in informatieconsumptie

Ook zijn er veranderingen binnen de Ministeries. Bibliotheken/ Informatiecentra krijgen een andere plaats binnen de organisatie. Henk geeft aan: “Een deel van de oude taken vervallen en het geheel schuift meer op naar monitoring, duiding en het maken van inhoudelijke analyses gericht op de speerpunten van het Ministerie. Het is dan belangrijk om na te denken over het aanbieden van informatie op andere manieren, maar de nieuwsbrieven blijven een erg goed middel om dagelijks op de hoogte te zijn. Informatie moet steeds meer hapklaar, snackable en snel beschikbaar zijn. Het is dan belangrijk om eenvoudig informatie uit verschillende tools te kunnen combineren tot één rapport zonder dat dit veel tijd kost”.

Samenwerking met HowardsHome

Het valt Heleen op dat de nieuwsvoorziening en de beheeromgeving altijd beschikbaar zijn. Ook support is prima bereikbaar en handelt vragen goed af. Heleen: ”prettig vinden wij ook de jaarlijkse meeting waarin zowel de Accountmanager als de Projectmanager van HowardsHome naar ons toe komen om van beide kanten nieuwe ontwikkelingen te bespreken”.

Tips en trucs

Tot slot hebben Heleen en Henk een aantal tips omtrent het opzetten van een nieuwsservice:

• Weet wat er speelt door onder andere goed samen te werken met andere afdelingen binnen je organisatie.
• Begin bij het ´waarom´ en het ´wat´. Waarom wil je een nieuwsservice starten en wat wil je bereiken?
• Promoot de nieuwsservice en laat de gebruiker zien welke voordelen het oplevert.
• Combineer diverse bronnen en maak het de gebruiker zo gemakkelijk mogelijk om het nieuws te vinden en te gebruiken in zijn of haar dagelijks werk.
• Houd je profielen en je abonneebestand up to date en actueel.

Quote van Henk
“Zorg dat je goed weet wat er speelt. Blijf betrokken en spring tijdig op ontwikkelingen in en zorg ervoor dat je nieuwsvoorziening erop aan sluit”.